Giải pháp

In dữ liêu biến đổi thật nhanh chóng và chính xác với ứng dụng PrintShop Mail

19
Th2

Hướng dẫn in dữ liệu biến đổi với ứng dụng PrintShop Mail nhanh chóng và chính xác

I. PrintShop Mail là gì?

PrintShop Mail là phần mềm in dữ liệu biến đổi (VDP – Variable Data Printing) chuyên nghiệp, cho phép cá nhân hóa từng trang in bằng cách kết hợp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu (Excel, CSV, SQL…) với mẫu thiết kế có sẵn. Phần mềm này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và tối ưu hóa quy trình in ấn cá nhân hóa.

II. Các bước in dữ liệu biến đổi bằng PrintShop Mail

1. Chuẩn bị dữ liệu nguồn

  • Dữ liệu thường được lưu trữ trong các file Excel (CSV, XLS, XLSX) hoặc cơ sở dữ liệu SQL, Access.
  • Mỗi cột trong file dữ liệu đại diện cho một trường (ví dụ: Họ tên, địa chỉ, mã số khách hàng, mã QR…).
  • Đảm bảo dữ liệu sạch, không có lỗi cú pháp để tránh lỗi khi ghép vào mẫu in.

Ví dụ file dữ liệu:

Họ Tên Địa Chỉ Số Điện Thoại Mã QR
Nguyễn Văn A Hà Nội 09..7654321 12345
Trần Thị B TP.HCM 09..2345678 67890

2. Thiết kế mẫu in trong PrintShop Mail

  1. Mở phần mềm PrintShop Mail.
  2. Tạo một mẫu in mới bằng cách mở file thiết kế (.PSD, .PDF, .JPG, .AI, .INDD…).
  3. Nhập dữ liệu nguồn:
    • Nhấp vào File > Open Database và chọn file dữ liệu (Excel, CSV…).
    • Kiểm tra xem các cột đã được nhận diện đúng chưa.
  4. Kéo thả các trường dữ liệu vào mẫu in:
    • Chọn từng trường trong danh sách dữ liệu và kéo vào vị trí tương ứng trong mẫu in.
    • Điều chỉnh font chữ, màu sắc, kích thước nếu cần.
  5. Chèn mã vạch, mã QR, hình ảnh động (nếu có):
    • Để tạo mã vạch hoặc QR code, chọn Insert > Barcode và gán trường dữ liệu cần mã hóa (ví dụ: số điện thoại, mã đơn hàng…).
    • Đối với hình ảnh động, có thể sử dụng tính năng Image Database để tự động thay đổi hình ảnh theo dữ liệu.

3. Kiểm tra trước khi in

  • Chọn Preview để xem thử dữ liệu đã được hiển thị đúng chưa.
  • Kiểm tra từng trang để đảm bảo không có lỗi dữ liệu hoặc vị trí sai lệch.
  • Nếu phát hiện lỗi, chỉnh sửa trong Excel hoặc điều chỉnh trực tiếp trong phần mềm.

4. Xuất file hoặc gửi trực tiếp đến máy in

  • Nếu in trực tiếp: Chọn Print và cài đặt thông số máy in.
  • Nếu xuất file:
    • Chọn File > Export để lưu thành PDF, PNG, JPG.
    • Nếu cần gửi đến nhiều máy in khác nhau, có thể chọn Print Queue để quản lý lệnh in.

III. Mẹo tối ưu khi sử dụng PrintShop Mail

✅ Sử dụng mẫu có sẵn để tiết kiệm thời gian thiết kế.
✅ Đảm bảo dữ liệu sạch, không có khoảng trống thừa hoặc lỗi chính tả.
✅ Sử dụng biến đổi hình ảnh nếu cần in nhiều mẫu khác nhau cho từng khách hàng.
✅ Kiểm tra kỹ trước khi in bằng tính năng Preview để tránh lãng phí giấy mực.
✅ Kết hợp với máy in công nghiệp như Ricoh Pro C5200S, Ricoh Pro C9100 để tăng tốc độ in ấn.

IV. Lợi ích của PrintShop Mail

⚡Tăng tốc độ in ấn cá nhân hóa cho danh thiếp, voucher, thẻ thành viên, thư mời…

⚡Độ chính xác cao, hạn chế lỗi nhập dữ liệu thủ công.

⚡Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn hàng loạt.

⚡Linh hoạt, hỗ trợ nhiều định dạng file (Excel, PDF, AI, PSD…).

Nếu bạn cần hỗ trợ cài đặt hoặc hướng dẫn chi tiết hơn, hãy cho tôi biết nhé!

 

Video Tham Khảo: